什么是電子郵件監(jiān)控？

電子郵件監(jiān)控對(duì)于保護(hù)公司免受因員工的惡意活動(dòng)或外部攻擊（如網(wǎng)絡(luò)釣魚(yú)、垃圾郵件等）而導(dǎo)致的不良事件的影響非常重要。實(shí)施員工電子郵件監(jiān)控措施可能包括以下原因：

• 密切關(guān)注員工的官方電子郵件可確保員工有效地利用公司的時(shí)間。它還將通過(guò)檢查員工之間的內(nèi)部電子郵件通信來(lái)協(xié)助了解一般的工作場(chǎng)所狀況。這有助于相應(yīng)地評(píng)估公司政策。
• 員工通常被委托處理敏感的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，例如商業(yè)機(jī)密、商業(yè)帳戶、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等。但是，公司里的不法分子可能會(huì)損害此類(lèi)數(shù)據(jù)。如果主動(dòng)監(jiān)控公司電子郵件，可以及早發(fā)現(xiàn)潛在威脅并防止損害。
• 來(lái)自垃圾郵件發(fā)送者/惡意發(fā)件人的電子郵件可能會(huì)構(gòu)成網(wǎng)絡(luò)釣魚(yú)攻擊、惡意軟件感染、社會(huì)工程詐騙等威脅。通過(guò)監(jiān)控傳入的電子郵件，可以仔細(xì)檢查可疑郵件，以便及時(shí)遏制潛在威脅。

電子郵件監(jiān)控的合法性

一般來(lái)說(shuō)，公司有權(quán)監(jiān)控員工發(fā)送或接收的工作電子郵件。世界各國(guó)的法律普遍授權(quán)雇主監(jiān)控雇員的電子郵件。在公司政策文件中提及電子郵件監(jiān)控是一個(gè)值得推薦的做法。事先將政策告知員工，將阻止他們將公司電子郵件帳戶用于其預(yù)期目的以外的目的。

有效的電子郵件監(jiān)控策略

• 向所有員工明確表示，公司電子郵件帳戶僅用于工作相關(guān)的商業(yè)目的，所有發(fā)送和接收的電子郵件都是公司的財(cái)產(chǎn)。
• 明確定義電子郵件通信規(guī)則，以最大限度地降低網(wǎng)絡(luò)釣魚(yú)攻擊等威脅的風(fēng)險(xiǎn)。這些可能包括在共享敏感的公司信息和文檔時(shí)加密電子郵件、避免點(diǎn)擊可疑的電子郵件鏈接等。
• 設(shè)置保留電子郵件的準(zhǔn)則，例如員工應(yīng)保留哪些電子郵件、保留多長(zhǎng)時(shí)間以及通過(guò)什么流程。
• 定義對(duì)不遵守準(zhǔn)則的員工可以采取的措施。
• 為了最大限度地提高公司核心網(wǎng)絡(luò)的安全性，請(qǐng)?jiān)谕鈬W(wǎng)絡(luò)中部署 SMTP 服務(wù)器并監(jiān)控所有入站和出站電子郵件。還可以在這些服務(wù)器中設(shè)置惡意軟件、網(wǎng)絡(luò)釣魚(yú)攻擊、垃圾郵件等的掃描服務(wù)。
• 在公司郵箱上啟用郵箱審核，以跟蹤和記錄郵箱所有者在登錄時(shí)執(zhí)行的所有操作。在發(fā)生安全威脅或數(shù)據(jù)泄露時(shí)，可以訪問(wèn)這些內(nèi)容以進(jìn)行調(diào)查。
• 主動(dòng)查找電子郵件威脅的常見(jiàn)跡象，同時(shí)監(jiān)控和過(guò)濾公司電子郵件。例如，網(wǎng)絡(luò)釣魚(yú)攻擊的一些常見(jiàn)跡象包括拼寫(xiě)錯(cuò)誤的域名、合法鏈接與虛假鏈接混合等。

即使實(shí)施了電子郵件監(jiān)控流程，也可能會(huì)遇到數(shù)據(jù)泄露、網(wǎng)絡(luò)釣魚(yú)攻擊或由于無(wú)端電子郵件發(fā)送而導(dǎo)致的數(shù)據(jù)泄露。在這種情況下，企業(yè)必須徹底調(diào)查所有員工的電子郵件以找到罪魁禍?zhǔn)?。這個(gè)過(guò)程中，可以借助專門(mén)的電子郵件調(diào)查工具。比如，某些電子郵件分析軟件支持多個(gè)電子郵件平臺(tái)和消息視圖。使用這類(lèi)軟件的布爾搜索和正則表達(dá)式搜索功能輕松搜索特定電子郵件。使用該類(lèi)工具恢復(fù)已刪除的電子郵件，并通過(guò)書(shū)簽、標(biāo)簽和日志等功能進(jìn)行調(diào)查案件管理。此外，可以創(chuàng)建詳細(xì)的案件報(bào)告，如果需要，可以作為證據(jù)提交到法庭上。此類(lèi)軟件還允許自動(dòng)計(jì)算與整個(gè)郵箱數(shù)據(jù)中單個(gè)電子郵件相對(duì)應(yīng)的 MD5 和 SHA1 哈希值。

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